Cтарший админстративный ассистент

• Процесс адаптации новых сотрудников на соответствующем участке: • Сбор утверждений для формы оформления пропусков; создание CAI, регистрация на учебные курсы, планирование графика поездки / приезда (поезд/автобус/DASH-8/проживание), заполнение административных ведомостей, и т.д. • Организация служебных командировок • Организация встречи по прибытии на место посетителей ПБР и вновь принятых сотрудников (относящихся к отделу, к которому предписан администратор) • Координация и управление офисными административными услугами на участке ответственности • Технические и административные обязанности включают: сканирование бумажных копий документов, хранение электронных копий, форматирование документов, управление запасами канцелярских товаров, измельчение бумаг, копирование, отправка/получение почты и координирование потребностей в компьютерной технике с отделом ИТ • Оказывает помощь в своевременном получении и сохранении необходимых документов, а также в точном внесении данных и их обновлении в базах данных проекта • Организация собраний для проектного персонала и резервирование конференц-залов на участках ответственности • Организация поездок на Тенгизе (такси) • Заявки на вахтовый автобус и поезд для персонала участка ответственности • Организация служебных командировок по заявкам для персонала участка ответственности (транспорт, проживание, Dash-8 и т.д., через систему i-logistics) • Организация материальных пропусков и обеспечение требуемой логистики. • Сбор и обработка данных по надбавкам оперативному персоналу участка ответственности • Обновляет графики отпусков и список контактов. • Координирует предоставление услуг для офисов (техобслуживание, уборка, питание, офисные принадлежности и мебель) • Планирование и организация мероприятий компании и группы ответственности • Поставка оргтехники • Подача заявок на устранение проблем ИТ • Заявки на канцтовары • Таблички на двери • Контроль и хранение ключей от кабинетов • Оказание услуг административной поддержки общего характера для персонала участка ответственности • Заказ СИЗ для новоприбывших • Обновление «Списка уполномоченных лиц», имеющих право утверждения, по объектам • Ежедневное отправление/получение почты и корреспонденции • Заказ визитных карточек • Посещение совещаний и ведение протоколов. Перевод/выпуск протоколов совещаний (необязательное требование) • Обеспечение наличия мини-фильтров и персональных детекторов H2S на складе. • Выдача и персональный учёт раций (необязательное требование) • Другие обязанности, порученные непосредственным руководителем

• Высшее гуманитарное образование. • Стаж работы на аналогичной должности должен составлять не менее 2 лет. • Аналитический склад ума • Отличные организационные способности ∙ Умение разрабатывать документы в соответствии с заданиями ∙ Отличные коммуникативные навыки и умение работать в команде. ∙ Умение планировать и определять приоритеты, проводить презентации и совещания. ∙ Гибкость, умение приспосабливаться ∙ Хорошая обучаемость ∙ Хорошие навыки владения компьютером и навыки продвинутого пользователя пакета MS Office(Word, Excel, PowerPoint, Visio, Outlook).

Тенгиз 28/28